Erfahren Sie, wie Sie Excel-Daten schnell in Outlook-Termine importieren können, nachdem Sie die Daten in eine kommagetrennte Datei umgewandelt haben.

Es ist nicht ungewöhnlich, ein Excel-Blatt mit einer Liste von Terminen oder Aufgaben zu erhalten. Aber wenn Sie Outlook verwenden, um mit Ihren Verpflichtungen Schritt zu halten, ist eine Liste in Excel nicht hilfreich. Sie können jeden Datensatz als neuen Termin eingeben, oder Sie können termine in outlook importieren, d.h. Excel-Daten direkt in Outlook-Termine übertragen.

Ich würde letzteres wählen! In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie Outlook-Termine aus einigen wenigen Excel-Einträgen erstellen können. Indem Sie die Quelldaten im kommagetrennten Format speichern und diese dann in Outlook zuordnen, können Sie mit geringem Aufwand die meisten Daten in das entsprechende Outlook-Element importieren. Outlook 2016 auf einem Windows 10 64-Bit-System verwenden.

Bei Verwendung einer älteren Version müssen Sie die Daten vor dem Import nicht in einer Datei im csv-Format speichern, da der Outlook-Assistent Excel und Access unterstützt. Sie können mit Ihren eigenen Excel-Daten arbeiten oder die einfache Demo-Datei.xlsx oder.xls herunterladen.

Import Excel into Outlook

Vorbereitung der Quelldaten

In älteren Versionen von Outlook können Sie direkt aus einer Excel-Arbeitsmappe importieren, aber das ist in den neuesten Versionen nicht mehr der Fall. Bevor Sie Excel-Daten in Outlook 2016 importieren können, müssen Sie diese Daten im kommagetrennten (abgegrenzten) Format .csv speichern.

Wir werden diesen einfachen Datensatz importieren.

Speichern wir dieses Blatt nun wie folgt im.csv-Format:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und wählen Sie im linken Fensterbereich Speichern unter.
  2. Ändern Sie bei Bedarf den Dateinamen. Excel schreibt nicht über Ihre Excel-Arbeitsmappen-Datei, sondern erstellt eine neue.csv-Datei.
  3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Dateityp die Option CSV (Comma delimited) (*.csv) aus (Abbildung B).
  4. Klicken Sie auf Speichern. Sie können den möglichen Datenverlustfehler ignorieren, wenn er angezeigt wird. Notieren Sie sich den Speicherort der Datei, wenn Sie sich nicht mehr daran erinnern können, wo sie sich befindet.
  5. Schließen Sie die soeben erstellte.csv-Datei.

Wählen Sie die Option .csv.

Die Demo-Datei enthält ein Blatt, da das alles ist, was die.csv-Funktion unterstützt. Excel erlaubt es Ihnen nicht, eine mehrseitige Arbeitsmappe im.csv-Format zu speichern. Das Blatt verwendet zur Organisation der Daten ein Tabellenobjekt, aber Sie können auch einen normalen Datenbereich verwenden. Mit den Daten im.csv-Format sind Sie bereit, diese Daten in Outlook zu importieren.

In Outlook importieren

Öffnen Sie Outlook und bereiten Sie den Import der in Abbildung A gezeigten Datensätze in Ihren Outlook-Kalender vor. Um den Assistenten zu starten, klicken Sie auf die Registerkarte Datei, wählen Sie im linken Bereich Öffnen & Exportieren, und klicken Sie dann im Abschnitt Öffnen auf Importieren/Exportieren.

Führen Sie nun den Assistenten wie folgt aus:

  1. Wählen Sie im ersten Fenster des Assistenten Aus einem anderen Programm oder einer anderen Datei importieren (falls erforderlich) und klicken Sie auf Weiter.
  2. Wählen Sie Kommagetrennte Werte und klicken Sie auf Weiter.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und durchsuchen Sie die Ordnerstruktur, um die zuvor erstellte.csv-Datei auszuwählen. Klicken Sie nach der Auswahl dieser Datei auf OK. In diesem Bereich können Sie auch festlegen, wie Outlook mit doppelten Daten umgeht. In unserem Beispiel wird es keine geben, aber wenn Sie dies auf Ihre eigene Arbeit anwenden, werden Sie die richtige Wahl treffen wollen. Übernehmen Sie zunächst die Standardoption Duplikate erstellen zulassen und klicken Sie auf Weiter.
  4. Wählen Sie Kalender (Abbildung C) und klicken Sie auf Weiter. Wenn Sie mehr als einen Kalender haben, stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Kalender auswählen.
  5. Klicken Sie auf Benutzerdefinierte Felder zuordnen. Aktivieren Sie bei Bedarf die Option „yourfilename“ importieren, um die Option Benutzerdefinierte Felder zuordnen zu aktivieren.
  6. An dieser Stelle müssen Sie die zu importierenden Excel-Werte identifizieren und angeben, wo sie abgelegt werden sollen. Im linken Bereich werden die Excel-Felder aufgelistet. Der rechte Bereich listet die Kalenderelemente auf und zeigt die Standardzuordnung (Abbildung D). Das Feld Aufgabe wird nicht zugeordnet, da es kein Kalenderfeld mit diesem Namen gibt. Die Datums- und Zeitfelder haben jedoch passende Feldnamen, so dass Outlook sie korrekt zuordnen kann. Sie können sie bei Bedarf ändern, aber in diesem Fall hat Outlook sie korrekt zugeordnet. Um das Aufgabenfeld zuzuordnen, ziehen Sie es einfach aus dem linken Bereich in den rechten Bereich.
  7. Wenn Sie alle gewünschten Felder zugeordnet haben, klicken Sie auf OK und dann auf Fertig stellen, um den Import auszulösen.

Ordnen Sie die Excel-Felder den Kalenderfeldern zu.

Es zeigt einen der neu angelegten Termine an. Wie Sie sehen können, enthält es die Excel-Daten für einen Datensatz, die entsprechend den Feldern des Kalenders zugeordnet sind.